Die besten Software-Tools für Onboarding-Prozesse
Ein reibungsloses Onboarding im Service kann gerade mit digitalen Tools, die den gesamten Prozess strukturieren, begleiten und persönlicher machen, gut strukturiert und zum Erfolg gebracht werden. Hier sind einige der wichtigsten Software-Lösungen und Plattformen, die sich besonders bewährt haben:
Talentech
Bietet maßgeschneiderte Onboarding-Roadmaps, To-do-Listen, Lernmodule, Feedback-Umfragen sowie einen KI-Chatbot für Fragen. Integriert sich mit HR-Systemen wie SAP, BambooHR und Workday.
Enboarder
Setzt auf eine visuelle Workflowgestaltung und unterstützt gezielt das Buddy- und Mentorenkonzept. Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden interaktiv an neue Mitarbeitende, Führungskräfte und „Buddys“ verteilt.
BambooHR
Automatisiert Aufgaben wie Dokumentenmanagement, digitale Unterschriften und versendet individualisierte Willkommenspakete. Ermöglicht personalisierte Onboarding-Pfade.
Innform
Bringt Gamification in das Onboarding, etwa mit Punktesystem und Leaderboards. Besonders geeignet, um neue Teammitglieder interaktiv einzubinden.
ProProfs
Ermöglicht das Anlegen zentraler Wissensdatenbanken und Handbücher, die jederzeit abrufbar und durchsuchbar sind.
GoSkills/AcademyOcean
Extra für Lernmanagement und Wissensaufbau konzipiert, mit individuellen Lernpfaden und Erfolgskontrolle. Besonders für nachhaltige Weiterqualifikation nutzbar.
Bitrix24
Bietet eine zentrale Plattform für Aufgabenlisten, Videomeetings, HR-Unterlagen, E-Signaturen und Trainingsmodule – alles aus einer Hand.
90 Tage, die den Unterschied machen: So gelingt Onboarding, das bleibt
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess entscheidet heute mehr denn je über Mitarbeiterbindung und Produktivität in Service-Organisationen. Selbst große Dienstleister wie Accenture, HubSpot, Google und Netflix setzen auf strukturierte, motivierende Ansätze – allen voran den 30-60-90-Tage-Plan. Doch was steckt dahinter und welche Best Practices machen den Unterschied?
Ein gezielter 90-Tage-Plan gibt neue Orientierung und macht Lust auf mehr, wie HR-Expertin Elle Mason empfiehlt: „Konzentrieren Sie sich auf die vier C’s: Compliance, Clarification, Culture und Connection – so gelingt dauerhaftes Onboarding“. Clevere Service-Organisationen machen ihrer Ansicht nach aus der Einarbeitung ein nachhaltiges Erlebnis – für einen Start, der bleibt.
Employee Journey Mapping als Game Changer im Onboarding
Stellen Sie sich vor, jeder neue Mitarbeiter startet vom ersten Tag an motiviert, engagiert und mit klarer Orientierung in Ihrer Service-Organisation, und im weiteren Prozess bleibt das auch so: Das ist möglich, wenn Unternehmen die Reise ihrer Mitarbeitenden aktiv gestalten. Das sogenannte Employee Journey Mapping visualisiert alle Berührungspunkte vom Recruiting bis zum Offboarding und ist längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein strategisches Must-have für modernes Onboarding.
Warum lohnt sich der Aufwand? Studien wie die der Aberdeen Group zeigen: 86 % der Mitarbeitenden entscheiden in den ersten sechs Monaten, ob sie bleiben oder gehen. Und ein positives Onboarding steigert laut PwC die Bindung und senkt die Fluktuation drastisch. Francis Chay, Global Employee Experience Lead bei Bayer, empfiehlt deshalb: „Ein strukturierter Blick auf die Employee Journey macht die entscheidenden Momente sichtbar – und diese gilt es zu gestalten.“
Wie funktioniert Employee Journey Mapping in der Praxis? Fünf bewährte Schritte helfen Ihnen beim Aufbau.
- Ziele definieren: Was möchten Sie verbessern – das Onboarding, die Mitarbeiterbindung oder gezielt die Motivation der „Neuen“?
- Mitarbeiter-Personas entwickeln: Segmentieren Sie nach beispielsweise Berufsfeld, Erfahrungslevel oder Abteilung – damit schaffen Sie individuelle Journeys.
- Touchpoints identifizieren: Listen Sie alle Kontaktpunkte auf – vom ersten Kontakt über den ersten Arbeitstag bis hin zu Feedback-Gesprächen.
- Erfahrungen und Emotionen erfassen: Nutzen Sie Interviews, Umfragen und Feedback, um zentrale Erlebnisse und mögliche „Pain Points“ sichtbar zu machen. Binden Sie dazu die Mitarbeitenden ein, denn sie wissen am besten, wo es hakt.
- Regelmäßige Anpassungen: Die Reise endet nicht – die Map sollte kontinuierlich aktualisiert werden, um relevant zu bleiben.
Wenn 2 Wege sich kreuzen: Der scheidende Mitarbeiter und der neue Kollege
Eine besondere Herausforderung im Onboarding ist die Kombination aus Einführung eines neuen Mitarbeitenden und die Übergabe des Vorgängers oder der Vorgängerin an den neuen Kollegen oder die neue Kollegin. Gerade im technischen Service steht bei vielen Unternehmen ein Generationswechsel an. Wie lässt sich das strukturieren? Das sind die TOP 10 Einfluss- und Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Nachfolgeplanung und Jobübergabe:
- Identifikation von Schlüsselpositionen: Unternehmen müssen zunächst feststellen, welche Positionen für den Fortbestand essentiell sind.
- Risikoabschätzung: Es ist wichtig, zu ermitteln, wann diese Positionen voraussichtlich vakant werden (z.B. durch Ruhestand, Kündigung).
- Talentidentifikation und -entwicklung: Im Unternehmen werden interne Talente gesucht und gefördert, um geeignete Nachfolger zu entwickeln.
- Aufbau eines Talentpools: Es ist sinnvoll, einen Pool von potenziellen Nachfolgern zu schaffen, um flexibel reagieren zu können. Das können interne Mitarbeitende sein oder externe Fachkräfte, die über Recruiting gefunden werden.
- Begleitung und Einarbeitung: Der Übergang sollte sorgfältig geplant und der Nachfolger ausreichend eingearbeitet werden, bestenfalls unter Anleitung des Vorgängers.
- Zeitliche Planung: Nachfolgeplanung sollte frühzeitig begonnen werden, um genügend Zeit für die Suche und Entwicklung von Nachfolgern zu haben.
- Transparente Kommunikation: Die Belegschaft sollte über die Nachfolgeplanung informiert werden, um Unsicherheiten zu vermeiden.
- Einbeziehung der Belegschaft: Es ist wichtig, die Mitarbeiter bei der Nachfolgeplanung zu beteiligen und ihre Perspektiven zu berücksichtigen.
- Berücksichtigung von Soft Skills: Neben fachlichen Qualifikationen sind auch soziale Kompetenzen und Führungsqualitäten wichtig.
- Finanzielle und zeitliche Ressourcen: Die Nachfolgeplanung erfordert finanzielle Mittel und personelle Ressourcen für die Einarbeitung.
Die Top 10 Tipps für erfolgreiches Remote-Onboarding im Service
Remote-Onboarding: Neue Mitarbeitende virtuell abholen
Der erste Arbeitstag – immer aufregend sowohl für den neuen Mitarbeitenden als auch für die Organisation und die Führungskraft. Im technischen Service sind Mitarbeitende oft viel unterwegs, oder sie sind in Regionen eingesetzt, die weit entfernt vom Headquarter des Unternehmens liegen. Nicht selten lautet die Lösung hier, ein Onboarding remote durchzuführen.
Aber: Neue Mitarbeitende, die ausschließlich virtuell einsteigen, brauchen Orientierung, Nähe und gelebte Unternehmenskultur – trotz räumlicher Distanz. Wie gelingt der Start vom mobilen Arbeitsplatz aus?
Im Remote-Onboarding kommt es darauf an, Strukturen zu schaffen, die Unsicherheiten nehmen und Zugehörigkeit vermitteln. Transparente Prozesse helfen, von Anfang an Sicherheit zu geben: Ein klarer Onboarding-Plan, persönliche Ansprechpartner:innen und regelmäßige digitale Check-ins sind essenziell. Gleichzeitig spielen informelle Kontakte eine große Rolle: Virtuelle Kaffeepausen, Team-Meetings oder digitale Lunches schaffen die Basis für Vertrauen und Loyalität.
Technische Hürden lassen sich durch eine gute Vorbereitung minimieren. Ein reibungslos funktionierender Laptop ohne Passwort-Stress, Zugänge zu allen Tools, inklusive Erklärungen – das alles sollte vor Tag 1 stehen. Digitale Willkommenspakete machen den Einstieg persönlich und herzlich: Das kann eine persönliche Willkommensnachricht sein, die z. B. per E-Mail, mit einigen netten Worten und wichtigen Infos zu den ersten Tagen, vor dem Start versendet wird. Zum Start sollte auch ein kurzes Willkommensgespräch per Video vereinbart werden, in dem das neue Teammitglied nicht nur fachlich, sondern vor allem menschlich begrüßt wird. Bewährt hat sich, dem neuen Team-Mitglied einen Mentor oder Buddy an die Seite zu stellen, der in der ersten Zeit alle Fragen beantwortet und Orientierung gibt.
Das hat alles viel mit Haltung zu tun: Zeigen Sie Wertschätzung für den neuen Service-Kollegen oder die neue Service-Mitarbeiterin, haben Sie ein offenes Ohr und nehmen Sie sich Zeit für Fragen. Ist das Remote-Onboarding an dieser Stelle sorgfältig und aktiv gestaltet, ist das Potenzial groß, motivierte Mitarbeitende zu gewinnen, die sich schnell einbringen, Ihren Service voranbringen und idealerweise langfristig bleiben.
