Eine App für das Programm, ein digitaler Assistent für die persönliche Agenda, Informationen genau dann, wenn sie gebraucht werden: Die Begleitung von Veranstaltungsteilnehmenden verändert sich gerade grundlegend. KI eröffnet dabei neue Möglichkeiten. Sie zeigt für mich aber auch, dass gute digitale Teilnehmerbetreuung vor allem eine Frage guter Daten und Prozesse ist.
Wer eine größere Fachveranstaltung besucht, kennt das Problem: Das Programm klingt spannend – leider gleich an mehreren Orten und häufig gleichzeitig. Welche Session passt wirklich zu meinen Interessen, und welche Aussteller sollte ich besuchen?
Lange bestand die Antwort von Veranstaltern darauf aus Programmheft, Beschilderung und einer freundlichen Auskunft am Counter. Dann kamen Websites und Event-Apps hinzu. Der nächste Schritt zeichnet sich bereits ab: Digitale Begleitung wird persönlicher. Wir als KVD sind in diesem Jahr vorne mit dabei – mit dem persönlichen Congress-Assistenten.
Vom digitalen Programm zum persönlichen Begleiter
Was heißt das? Neben der Congress-App gibt es erstmals diesen persönlichen Congress-Assistenten. Das ist angesichts des großen Angebots durchaus sinnvoll: Der Congress umfasst über 60 Programmpunkte sowie knapp 40 Aussteller. Der Assistent hilft dabei, aus diesem Angebot die Inhalte herauszufiltern, die zu den eigenen Themen passen. Sessions werden nach Tagen zusammengestellt, relevante Aussteller auf dem Hallenplan markiert. Der persönliche Plan lässt sich anschließend unter anderem als PDF ausgeben, per E-Mail verschicken oder in den Kalender übernehmen.
Für mich als Verantwortliche für Marketing und Kommunikation verändert sich damit die Logik der digitalen Teilnehmerbetreuung bei Veranstaltungen. Die Frage lautet nicht mehr nur: Wie stellen wir alle Informationen digital zur Verfügung? Sondern: Wie sorgen wir dafür, dass der einzelne Teilnehmer genau die Informationen bekommt, die für ihn relevant sind?
Wo ist der Unterschied? Betrachten wir zunächst die klassische Event-App – sie digitalisiert erstmal das Programmheft. Ein intelligenter Assistent kann dagegen dabei helfen, Komplexität zu reduzieren. Gerade bei Veranstaltungen wie dem Congress mit parallelen Stages, Workshops, Deep Dives, Messeangeboten und Networking-Formaten entsteht dadurch ein echter Mehrwert: Aus dem Gesamtprogramm wird ein persönliches Programm.
Gute KI braucht gute Grundlagen
Interessant ist allerdings, was dafür im Hintergrund passieren muss. Denn ein KI-Assistent wird nicht dadurch hilfreich, dass man ihm einfach ein umfangreiches Veranstaltungsprogramm übergibt.
Die Daten müssen strukturiert sein. Sessions brauchen eindeutige Themenzuordnungen: Referent, Uhrzeiten, Räume und Formate müssen korrekt hinterlegt sein. Aussteller müssen mit ihren Angeboten und Kompetenzen beschrieben werden. Begriffe sollten konsistent verwendet werden, und Änderungen im Programm müssen zuverlässig dort ankommen, wo Teilnehmerinformationen ausgespielt werden.
Kurz gesagt: Bevor KI Orientierung schaffen kann, muss ich als Veranstalter selbst Ordnung geschaffen haben.
Das gilt übrigens weit über Veranstaltungen hinaus. Wir diskutieren im technischen Service gerade intensiv darüber, wie KI-Assistenten auf Wissensdatenbanken, Servicehistorien oder technische Dokumentationen zugreifen können. Die Herausforderung ist dort dieselbe: Schlechte, widersprüchliche oder veraltete Daten werden durch KI nicht automatisch besser.
Auch die Prozesse müssen mitspielen
Hinzu kommt eine zweite Ebene: Digitale Teilnehmerbegleitung endet nicht bei Daten. Auch die dahinterliegenden Prozesse müssen funktionieren.
Was passiert beispielsweise, wenn sich kurzfristig ein Raum ändert? Wenn eine Session ausgebucht ist? Wenn ein Programmpunkt verschoben wird? Welche Information ist dann führend? Wer aktualisiert sie? Und wie gelangt die Änderung zuverlässig zu den Teilnehmenden?
Wer digitale Assistenten einsetzt, muss deshalb Informationsketten mitdenken. Eine „Single Source of Truth“ für Veranstaltungsdaten ist dabei ebenso hilfreich wie klare Verantwortlichkeiten für Aktualisierungen und eine definierte Qualitätssicherung.
Das klingt zunächst erstaunlich technisch für eine Veranstaltung. Tatsächlich geht es aber um etwas sehr Menschliches: Teilnehmende sollen sich möglichst wenig mit Organisation beschäftigen müssen und möglichst viel Zeit für Inhalte, Gespräche und Begegnungen haben.
Digitalisierung soll Komplexität wegnehmen
Genau darin liegt aus meiner Sicht der eigentliche Maßstab für digitale Teilnehmerbetreuung. Nicht die Zahl der Funktionen entscheidet darüber, ob eine App oder ein KI-Assistent gut ist. Entscheidend ist, ob die Technologie Komplexität reduziert.
Das bedeutet auch: Nicht jede Information muss jederzeit angezeigt werden. Gute digitale Begleitung ist kontextbezogen. Vor der Veranstaltung interessieren andere Dinge als während einer Session oder kurz vor dem Networking-Abend. Perspektivisch lässt sich das noch wesentlich weiterdenken – von persönlichen Empfehlungen über intelligente Hinweise bis hin zur Unterstützung beim Networking.
Dabei sollte aber ein Grundsatz gelten: Digitalisierung darf die persönliche Begegnung nicht ersetzen. Sie sollte vielmehr den Weg dorthin einfacher machen.
Das passt auch zu der Entwicklung, die wir zuletzt bei Veranstaltungsformaten beobachtet haben. Wenn Austausch, kleinere Formate und individuelle Interessen wichtiger werden, muss auch die Teilnehmerbegleitung individueller werden.
Alexandra Engeln, Leitung Marketing und Kommunikation
