Was macht eine Fachveranstaltung heute wertvoll? In unserem vergangenen Beitrag haben wir beschrieben, warum persönliche Begegnungen, kleine Gesprächsrunden und die gemeinsame Arbeit an konkreten Fragen wichtiger werden. Beim Service Congress am 4. und 5. November in Essen wurde dieser Ansatz praktisch erlebbar. Erste Rückmeldungen zeigen: Gerade die kleinteiligen Angebote und die flexibleren Möglichkeiten zur Teilnahme wurden geschätzt. Gleichzeitig liefert die Premiere wichtige Hinweise für die Weiterentwicklung.
Die Idee hinter der Neugestaltung war, den Congress noch stärker aus Sicht seiner Teilnehmenden zu denken. Wer fachliche Orientierung sucht, möchte einen passenden Impuls hören. Wer eine konkrete Herausforderung mitbringt, braucht Gelegenheit zum Nachfragen. Wer neue Lösungen kennenlernen will, sucht das Gespräch mit Ausstellern. Und wer sein Netzwerk pflegen möchte, benötigt dafür Zeit und eine passende Atmosphäre.
Diese unterschiedlichen Bedürfnisse innerhalb einer Veranstaltung zu verbinden, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Beim Service Congress haben wir dafür eine neue räumliche und organisatorische Struktur geschaffen. Besonders sichtbar wurde sie an den vier Silent Stages mitten in der Ausstellungs- und Veranstaltungshalle.
Vier Bühnen, viele individuelle Wege
Fachliche Sessions fanden unmittelbar dort statt, wo sich auch die Aussteller und die Teilnehmenden bewegten. Über Kopfhörer konnten die Besucherinnen und Besucher den jeweiligen Beiträgen folgen. Damit veränderte sich mehr als die Akustik: Die Grenze zwischen Vortrag, Ausstellung und persönlichem Gespräch wurde durchlässiger.
In der Praxis wurde deutlich, wie unterschiedlich dieses Angebot genutzt wurde. Teilnehmende saßen direkt vor den Bühnen, hörten von benachbarten Tischen aus zu oder kamen während einer laufenden Session hinzu. Manche erledigten zwischendurch etwas am Laptop und verfolgten gleichzeitig den Beitrag. Andere holten sich etwas zu trinken und stiegen anschließend wieder ein.
Gerade das spätere Hinzukommen erwies sich als Vorteil. Bei einer Session in einem abgeschlossenen Raum kann bereits die Tür eine kleine Hürde bilden: Läuft der Vortrag schon? Störe ich beim Eintreten? Finde ich noch einen Platz? An den offenen Bühnen ließ sich deutlich beiläufiger dazukommen. Nach Beobachtung unseres KVD-Teams wuchsen manche Zuhörergruppen im Verlauf einer Session spürbar an.
Daraus lässt sich noch keine belastbare Aussage über höhere Teilnahmezahlen ableiten. Sichtbar wurde aber, dass die offene Gestaltung zusätzliche Zugänge schuf: Menschen konnten selbst entscheiden, wie nah, wie lange und in welcher Form sie einem Beitrag folgen wollten.
Für Veranstalter liegt darin eine wichtige Erkenntnis: Beteiligung zeigt sich auf unterschiedliche Weise. Auch wer etwas abseits sitzt, kann aufmerksam zuhören und einen relevanten Gedanken für die eigene Servicepraxis mitnehmen.
Vom fachlichen Impuls direkt zum Aussteller
Die Silent Stages brachten auch Fachprogramm und Ausstellung näher zusammen. Nach einer Session musste niemand erst einen separaten Veranstaltungsbereich verlassen. Der nächste Gesprächspartner oder eine passende Lösung waren unmittelbar erreichbar. So kann aus einem allgemeinen Impuls eine konkrete Prüfung für das eigene Unternehmen werden. Die räumliche Nähe erleichtert diesen Übergang und gibt Ausstellern die Möglichkeit, an fachliche Fragen anzuknüpfen.
Service After Work: Ein eigener Rahmen für persönliche Beziehungen
Während tagsüber kurze Wege zwischen Fachthemen und Ausstellung hilfreich waren, setzte die separate Service After Work Veranstaltung im Untergeschoss einen anderen Akzent. Der Ortswechsel schuf bewusst einen eigenen Rahmen für Begegnungen auf persönlicher Ebene.
Das hatte einen nachvollziehbaren Zweck: Nach einem intensiven Veranstaltungstag wollten viele Menschen miteinander ins Gespräch kommen, Kontakte vertiefen und sich auch jenseits konkreter Projekte kennenlernen. Gerade im technischen Service, in dem Zusammenarbeit häufig über längere Zeiträume entsteht, sind solche Begegnungen wertvoll. Man erfährt, wie das Gegenüber denkt, welche Themen es beschäftigen und wo gemeinsame Interessen liegen.
Die ersten Rückmeldungen zur räumlichen Trennung fielen uns gegenüber positiv aus. Für Marketing und Kommunikation zeigt sich aus meiner Sicht darin eine grundsätzliche Aufgabe: Unterschiedliche Veranstaltungsphasen brauchen ein erkennbares Versprechen. Tagsüber stehen fachliche Orientierung und konkrete Lösungen im Mittelpunkt. Service After Work bietet Gelegenheit, Beziehungen zu vertiefen. Je klarer diese Funktionen gestaltet und vermittelt werden, desto besser können Teilnehmende ihre Erwartungen darauf ausrichten.
Kleine Formate brauchen Aufmerksamkeit für die Details
Die offene Gestaltung wurde auch durch eine lockerere Möblierung unterstützt. An den Bühnen kamen unter anderem Sitzhocker zum Einsatz. Das passte zum flexiblen Charakter der Sessions und wurde in ersten Gesprächen positiv hervorgehoben.
Gleichzeitig zeigte die praktische Nutzung, dass Flexibilität und Komfort zusammen gedacht werden müssen. Für längere Sessions können zusätzliche Sitzmöglichkeiten mit Rückenlehne sinnvoll sein. Wer über einen längeren Zeitraum konzentriert zuhört, hat andere Bedürfnisse als jemand, der für einen kurzen Impuls dazukommt.
Solche Details gehören für mich zur Qualität eines Formats, und darauf werden wir bei der Entwicklung der nächsten KVD-Formate weiter den Fokus legen: Die Idee kann überzeugend sein; ob sie im Alltag einer Veranstaltung trägt, entscheidet sich auch an Sitzgelegenheiten, Sichtachsen, der Erreichbarkeit der Kopfhörer und ausreichend Platz für hinzukommende Zuhörer. Die Umsetzung liefert uns damit genau das Wissen, das am Planungstisch nur eingeschränkt entstehen kann; die nächsten Events können kommen!
Alexandra Engeln, KVD Leitung Marketing und Kommunikation
