Ein attraktiver Veranstaltungsort, bekannte Keynote-Speaker und ein dichtes Vortragsprogramm: Lange waren das zentrale Argumente, mit denen Fachveranstaltungen um Teilnehmende geworben haben. Doch aus meiner Perspektive stellt sich inzwischen für Veranstaltungen eine andere Frage: Welche Erfahrung bieten wir Menschen, für die sich die Reise, die investierte Zeit und die Abwesenheit im Unternehmen tatsächlich lohnen?
Beim KVD beobachten wir, dass sich diese Frage immer weniger allein mit großen Namen und möglichst vielen Programmpunkten beantworten lässt. Serviceverantwortliche suchen den direkten Austausch mit Menschen, die ähnliche Herausforderungen bewältigen müssen. Sie wollen eigene Fragen einbringen, Erfahrungen vergleichen und Lösungsansätze für ihre Organisation entwickeln. Genau darauf hat der KVD seine Veranstaltungsformate in diesem Jahr stärker ausgerichtet – mit fachlich fokussierten Angeboten für 20 bis 30 Teilnehmende und mehr Möglichkeiten zur individuellen Beteiligung. Mehrere ausgebuchte Formate konnten wir vermelden.
Diese Entwicklung findet sich auch in der internationalen Veranstaltungsforschung wieder. Forrester hat für seine „Q1 2026 State Of B2B Events Survey“ weltweit mehr als 400 Eventverantwortliche befragt. Eine Mehrheit plant mehr kleine Networking-Veranstaltungen und Präsenzformate mit weniger als 200 Teilnehmenden. Lediglich 18 Prozent wollen die Zahl ihrer großen, selbst veranstalteten Events erhöhen. Zwei Drittel planen zudem mehr Workshops, Roundtables und strukturiertes Networking. Die Richtung ist klar: Veranstaltungen werden gezielter auf bestimmte Zielgruppen zugeschnitten und stärker auf Beteiligung ausgerichtet.
Die Reise muss mehr bieten als einen Vortrag
Wer einen Überblick über neue Technologien, aktuelle Entwicklungen oder methodische Grundlagen sucht, kann sich diesen heute häufig in einer Online-Session verschaffen. Ohne Anreise, direkt vom Schreibtisch aus und gegebenenfalls als Aufzeichnung zum passenden Zeitpunkt. Dem tragen wir im KVD Rechnung mit unseren stark nachgefragten Online-Expertenforen.
Für die Veranstaltungsstrategie im Service lässt sich daraus eine sinnvolle Aufgabenverteilung ableiten: Digitale Angebote erleichtern den Zugang zu Informationen und ersten Impulsen. Präsenzveranstaltungen können ihre Stärke dort ausspielen, wo Menschen Erfahrungen einordnen, gemeinsam an Fragen arbeiten und Vertrauen aufbauen.
Denn zwischen „Ich kenne den Ansatz“ und „Ich kann ihn in meiner Serviceorganisation umsetzen“ liegt oft ein erheblicher Abstand. Ein Vortrag kann Orientierung geben, aber im Gespräch mit anderen Serviceverantwortlichen werden zusätzlich Hindernisse, Zielkonflikte und praktische Wege sichtbar. Gerade diese Erfahrungen machen eine Reise wertvoll: zu erfahren, was unter vergleichbaren Bedingungen funktioniert hat, wo ein Unternehmen gescheitert ist und was andere beim nächsten Versuch verändern würden.
In Mainz gehörte der Raum den Teilnehmenden
Wie ein solches Format aussehen kann, zeigte die Premiere der Service Leaders Masterclass in Mainz. Wir haben dabei bewusst auf klassische PowerPoint-Präsentationen verzichtet. Vier kurze Impulse eröffneten die Diskussion, anschließend wurden eigene Erfahrungen geteilt, Ansätze hinterfragt und Herausforderungen aus den Unternehmen diskutiert. Die Impulse lieferten den Ausgangspunkt; die Teilnehmenden brachten die unterschiedlichen Perspektiven und Anwendungssituationen ein.
Aus Kommunikationssicht liegt darin ein entscheidender Unterschied: Menschen erhalten die Möglichkeit, die Veranstaltung inhaltlich mitzugestalten. Ihre Fragen beeinflussen das Gespräch, ihre Erfahrungen helfen anderen weiter. Damit entsteht ein persönlicher Bezug, den ein noch so professionell gestaltetes Vortragsprogramm allein kaum herstellen kann.
Networking braucht einen fachlichen Anlass
Der „Networking Trends Report 2025“ des Veranstaltungsunternehmens Freeman zeigt: Veranstaltungsteilnehmende bevorzugen branchenspezifische Diskussionen (51 Prozent). Für 56 Prozent ist ein Erfolgskriterium, neue Ideen für berufliche Prioritäten oder Herausforderungen mitzunehmen. Für Veranstaltungen im technischen Service lässt sich für mich daraus ableiten: Austausch wird besonders wertvoll, wenn es einen gemeinsamen fachlichen Anlass gibt. Eine konkrete Frage zur Ersatzteilversorgung, zum Servicevertrieb oder zur Einführung von KI schafft einen leichteren Gesprächseinstieg als die allgemeine Aufforderung, sich miteinander zu vernetzen.
Veranstalter können das unterstützen, indem sie Herausforderungen bereits bei der Anmeldung abfragen, passende Gesprächsrunden zusammenstellen und Moderatoren einsetzen, die unterschiedliche Erfahrungen miteinander verbinden. So steigt die Chance, dass auch Menschen ins Gespräch kommen, die sich bisher nicht kennen.
Auch ein großer Congress kann persönliche Begegnungen ermöglichen
Diese Prinzipien lassen sich auf eine Veranstaltung mit rund 400 Teilnehmenden übertragen – und das machen wir bei unserem Service Congress schon in diesem Jahr: Es gibt mehr kleine, individuelle Sessions und zusätzliche Möglichkeiten zum Networking. Das Konzept: Die Größe bietet Zugang zu vielfältigen Perspektiven; kleinere Gesprächsräume helfen dabei, diese Vielfalt für die eigenen Fragen zu nutzen.
Für Marketing und Kommunikation verändert sich damit die Aufgabe. Die Einladung sollte deutlich machen, welche Fragen bearbeitet werden, mit wem ein Austausch möglich ist und was Teilnehmende in ihre Organisation mitnehmen können – so haben wir auch unsere Congress-Landingpage aufgebaut.
„Hochkarätige Speaker und exklusives Networking“ bleibt als Versprechen abstrakt. Konkreter wird es, wenn eine Veranstaltung beispielsweise Gelegenheit bietet, die eigenen Erfahrungen mit KI im Field Service zu vergleichen, ein Problem im Servicepricing zu diskutieren oder unterschiedliche Wege zur Entwicklung von Führungskräften kennenzulernen. Menschen können dann besser beurteilen, ob das Angebot zu ihrem aktuellen Bedarf passt. Dafür muss Kommunikation eng mit der Formatentwicklung verbunden sein. Die Kenntnis der Zielgruppe gehört an den Anfang der Planung.
Übrigens: Auch nach der Veranstaltung lässt sich der Nutzen weiterführen. Eine kompakte Zusammenfassung, gemeinsam entwickelte Handlungsideen oder eine vertiefende Online-Session helfen, Erkenntnisse in den Arbeitsalltag zu übertragen. Dabei sollten Veranstalter vorab klären, welche Ergebnisse veröffentlicht werden dürfen. Ein offener Erfahrungsaustausch braucht Vertrauen.
Qualität zeigt sich in dem, was weiterwirkt
Die Zahl der Teilnehmenden bleibt für Planung und Wirtschaftlichkeit wichtig. Als alleiniger Erfolgsmaßstab greift sie jedoch zu kurz. Ein Format mit 25 Serviceverantwortlichen kann großen Wert schaffen, wenn daraus hilfreiche Kontakte, konkrete Lösungsansätze und weitere Zusammenarbeit entstehen.
Entsprechend lohnt es sich, nach der Veranstaltung genauer nachzufragen: Haben die Teilnehmenden relevante Gesprächspartner gefunden? Konnten sie eigene Herausforderungen bearbeiten? Welche Erkenntnis wollen sie im Unternehmen anwenden? Und was wurde einige Wochen später tatsächlich angestoßen? Aus Marketing- und Kommunikationssicht kann daraus ein überzeugendes Versprechen werden: Wer teilnimmt, kann seine eigenen Fragen weiterbringen und zugleich mit seinem Wissen zum Fortschritt anderer beitragen. Und damit sind wir beim Kern des KVD als Verband angekommen.
Alexandra Engeln, KVD Leitung Marketing und Kommunikation
