Kennen Sie das? Man plant monatelang, sucht eine passende Location, organisiert Speaker, kalkuliert das Catering, informiert die Sponsoren und freut sich über gute Anmeldezahlen. Alles sieht perfekt aus, bis am Tag der Veranstaltung nur die Hälfte der angemeldeten Gäste erscheint. Die Stuhlreihen bleiben halb leer, das Buffet quillt über, und die versprochene Reichweite gegenüber Sponsoren schrumpft in Echtzeit. Was bleibt, ist Frust, Enttäuschung und die Frage: Warum kommen die Menschen nicht mehr, wenn sie sich doch angemeldet haben? Und vor allem: Was kann man dagegen tun?
Ich befasse mich aktuell damit, weil ich kürzlich selbst vor dem Dilemma stand, eine Teilnahme an einer Veranstaltung nicht wahrnehmen zu können. Der Veranstalter wies dann darauf hin, dass bei Nichterscheinen nach Anmeldung eine Gebühr zur eigentlich kostenlosen Veranstaltung fällig würde. Das hat mich zum Nachdenken gebracht: Kann das ein effektiver Weg sein, oder schafft das eher noch mehr Probleme?
Grundsätzlich: Seit der Corona-Pandemie hat sich die Veranstaltungskultur merklich verändert – vor allem auf Seite der Teilnehmenden. Viele Events sind heute kostenlos oder digital, was zweifellos zur niederschwelligen Teilnahme beiträgt – aber auch dazu, dass der Wert einer Anmeldung verblasst. Ein Klick genügt, um sich anzumelden, und oft reicht ein flüchtiger Gedanke am Veranstaltungstag, um einfach wegzubleiben. Kein schlechtes Gewissen, kein sichtbarer Schaden – so scheint es. Doch hinter den Kulissen kämpfen Veranstaltende mit realen Folgen: Überdimensioniertes Catering, leer bleibende Workshop-Plätze, enttäuschte Sponsoren, ungenutzte Ressourcen, geringe Wertschätzung gegenüber den vorbereiteten Speakern, und nicht zuletzt das Gefühl, dass Engagement und Aufwand ins Leere laufen.
Herausforderungen, die uns Veranstalter treffen
In der Veranstaltungsplanung und -organisation haben wir Dienstleister also mit verschiedenen Herausforderungen zu kämpfen. Die Diskrepanz zwischen Anmeldungen und tatsächlicher Teilnahme erschwert es, die benötigten Räume, Sitzplätze und Ressourcen realistisch zu kalkulieren. Bedeutet für uns: Wir Veranstalter müssen mit einer größeren Bandbreite an Teilnehmenden rechnen, was zu Über- oder Unterkapazitäten führen kann. Das führt zu einem Kostenrisiko: Insbesondere beim Catering oder bei der Bereitstellung von Materialien entstehen unnötige Kosten, wenn zu viele Ressourcen eingeplant werden, die dann nicht genutzt werden.
Ursachen für erhöhte No-Show-Raten…
Die Gründe sind vielfältig. Die digitale Müdigkeit spielt ebenso eine Rolle wie das Überangebot an Veranstaltungen. Die Flexibilität des Homeoffice-Alltags verführt zu spontanen Umentscheidungen: Da gewinnt das Sofa auch schonmal gegen die Teilnahme per Zoom. Auch das Wegfallen von Teilnahmegebühren reduziert die Hemmschwelle, sich anzumelden, aber nicht zu erscheinen. Was fehlt, ist ein verbindliches Moment, oder ein Gegenwert, der eine Anmeldung wieder zu einer echten Entscheidung macht.
… und was man dagegen tun kann
Doch wie können Veranstalter auf diese Entwicklung reagieren? Das führt mich wieder zu meinem Ausgangspunkt zurück. Ich finde: Erstmal braucht es eine neue Ernsthaftigkeit im Umgang mit Teilnahmen. Eine Möglichkeit ist die schon erwähnte Einführung von No-Show-Gebühren: Wer ohne Abmeldung fernbleibt, zahlt eine symbolische oder kostendeckende Summe. Auch ein „Commitment-Check“ per Mail kurz vor dem Event kann helfen, die Teilnehmerzahl realistischer einzuschätzen – oder die Bitte um eine Absage im Falle eines Falles. Wer Veranstaltungen kostenlos anbietet, könnte mit kleinen Incentives für tatsächliches Erscheinen arbeiten – etwa ein exklusives Goodie oder Zugang zu Bonusmaterialien. Ich glaube, es hilft auch, das Bewusstsein zu schärfen: durch Kommunikation, die erklärt, was hinter den Kulissen passiert, und warum jedes leere Glas am Stehtisch mehr bedeutet als nur eine versäumte Chance zum Netzwerken.
Letztlich appelliere ich auch an die Verantwortung auf Seiten der Teilnehmenden: Veranstaltungen leben vom Miteinander – deswegen machen wir das. Wer sich anmeldet, wird Teil einer stillen Vereinbarung – die verdient Respekt. Die Herausforderung besteht nun darin, diese Haltung wieder stärker ins kollektive Bewusstsein zu rufen – mit fairen Mitteln, klaren Regeln und kreativen Lösungen. Denn nur so kann Veranstaltungsmanagement in der neuen Realität wieder planbar, nachhaltig und erfolgreich sein.
Meine TOP 5 Faktoren zur Reduktion von No-Shows
- Klare und persönliche Kommunikation
Ein entscheidender Hebel ist für mich eine gezielte, mehrstufige Kommunikation mit den Teilnehmenden. Dazu gehören automatisierte und persönliche Erinnerungen per E-Mail, SMS oder Event-App, idealerweise mehrfach vor dem Event (z. B. 72, 24 und 2 Stunden vorher). Ein Faktor ist auch die Hervorhebung des Mehrwerts der Veranstaltung in Einladungen und Erinnerungen, um die Relevanz und Vorfreude zu steigern. Dann – aufwändig, aber meiner Meinung nach sehr effektiv – kommen die persönliche Ansprache und Dankesbotschaften, denn sie verstärken die Bindung und das Verantwortungsgefühl.
- Einfache und flexible Abmeldemöglichkeiten
Teilnehmende sollten es so einfach wie möglich haben, sich abzumelden, falls sie doch nicht teilnehmen können: One-Click-Abmeldelinks in Bestätigungsmails oder Event-Apps senken die Hemmschwelle zur rechtzeitigen Absage. Flexible Stornierungsoptionen und transparente Kommunikation über die Folgen von Nicht-Absagen helfen, die Teilnehmerliste aktuell zu halten.
- Verbindlichkeit durch Anmelde- und Gebührenmodelle
No-Show-Gebühren oder Kautionsmodelle (z. B. Rückerstattung bei Erscheinen) erhöhen die Verbindlichkeit, auch bei kostenlosen Events. Limitierte oder exklusive Plätze vermitteln Wertigkeit und fördern die Teilnahmebereitschaft.
- Attraktive und relevante Eventinhalte
Spannende Agenda, Top-Speaker und exklusive Inhalte steigern die Motivation, tatsächlich zu erscheinen. Incentives wie kleine Geschenke, Rabatte oder Zugang zu exklusiven Inhalten können zusätzlich motivieren.
- Community-Building und Teilnehmerbindung
Vieles spielt sich für mich im direkten Kontakt zu den Teilnehmenden ab. Dazu gehören der Aufbau einer loyalen Community durch LinkedIn & Co., persönliche Einladungen und regelmäßiger Austausch. Man kennt das von sich selbst: Das erhöht die emotionale Bindung an die Veranstaltung und senkt potenziell die No-Show-Quote, und zwar langfristig. Bei uns im KVD hat sich der Ausdruck der „Service-Familie“ etabliert – ein Gemeinschaftsgefühl rund um unsere Veranstaltung kann so entstehen.
Autorin: Alexandra Engeln, Leitung Marketing & Kommunikation
