Hand aufs Herz: Wer hätte gedacht, dass es einmal eine wissenschaftliche Studie über Business-Events geben würde? Über etwas so Alltägliches wie Tagungen, Konferenzen und Workshops – Dinge, bei denen man normalerweise an trockene PowerPoint-Schlachten denkt. Und doch: Genau hier setzt das Fraunhofer IAO im Innovationsverbund Future Meeting Space an. Denn Events sind längst keine bloßen Pflichttermine mehr, sondern müssen ihren Gästen ein echtes Erlebnis bieten – inhaltlich, emotional und nachhaltig. Ich habe mir die Ergebnisse einmal genau angeschaut – und viele spannende Impulse gefunden, für Service-Events allgemein, aber gerade auch für das Veranstaltungsangebot bei uns im Service-Verband KVD.
Fünf Kategorien für „Meaningful Events“
Die Studie „Creating Meaningful Events in Challenging Times“ zeigt klar: Damit ein Event wirklich als meaningful gelten kann, braucht es Orientierung an fünf zentralen Zielkategorien:
- Wissenszuwachs – Teilnehmende sollen Neues lernen, verstehen und anwenden können.
- Community-Building – Beziehungen knüpfen, Netzwerke stärken, Gemeinschaft spürbar machen.
- Gap-Bridging – Brücken bauen zwischen Perspektiven, Kulturen oder Generationen.
- Inspirationsgewinn – Kreativität freisetzen, Denkanstöße liefern, neue Horizonte eröffnen.
- Emotionale Erlebnisse – Freude, Begeisterung, Empathie – die Veranstaltung soll unter die Haut gehen.
Die besten Event-Elemente
Diese Kategorien sind wie die Grundfarben auf der Palette – und die eigentliche Kunst liegt jetzt darin, die passenden Bausteine zu kombinieren. Das Forscher-Team hat über 120 konkrete Event-Elemente entwickelt, getestet und ausgewertet. Sie sind den typischen Phasen eines Events zugeordnet – Vorfreude wecken, Erleben & Genießen, Vermissen – sowie der begleitenden Kommunikation. Einige dieser Elemente stechen besonders hervor, weil sie sowohl in der Befragung als auch in Pilotveranstaltungen hohe Zustimmung erhielten. Diese hier sind mir aufgefallen.
1. Vorfreude wecken
Die Reise zum Event beginnt lange vor dem ersten Vortrag. Elemente in dieser Phase sind darauf ausgelegt, Spannung und Bindung aufzubauen:
/ Pre-Events: Kleine Vorveranstaltungen – ob virtuell oder vor Ort – ermöglichen es Teilnehmenden, sich schon vorher kennenzulernen. Das steigert das Zugehörigkeitsgefühl und macht Lust auf mehr.
/ Nominierung potenzieller Teilnehmender: Wer andere einladen darf, fühlt sich selbst wertgeschätzt und bringt Vielfalt in die Gruppe.
/ Programm-Definition durch Teilnehmende: Statt Top-down-Agenda bestimmen Teilnehmende aktiv Themen oder Speaker – ein Booster für Relevanz und Identifikation.
/ „Plus Eins“: Wer eine Begleitperson mitbringen darf, öffnet die Türen für Diversität und generationenübergreifenden Austausch.
/ Mysteriöse Einladung: Ein Hauch von Geheimnis (etwa ein Teaser zu einem „geheimen“ Speaker) sorgt für Neugier und emotionales Involvement.
2. Erleben und Genießen
Hier entfaltet sich die volle Wirkung – die eigentliche Veranstaltung. Erfolgreiche Elemente schaffen Nähe, Überraschung und Inspiration:
/ (Social) Mentoring: Jüngere und erfahrene Teilnehmende lernen voneinander – digital affin trifft auf lebensklug. Das haben wir beim Service Congress mit den Angeboten der YoungProfessionals@KVD schon prima gelebt.
/ Anonymer Konferenzstart: Keine Titel, keine Hierarchien – alle begegnen sich auf Augenhöhe. Gerade für jüngere Teilnehmende ein Gewinn.
/ Gemeinsame soziale oder nachhaltige Aktionen: Ob Baumpflanzung oder Spendenaktion – gemeinsames Engagement wirkt verbindend und sinnstiftend.
/ Bislang ungehörte Speaker: Frische Stimmen, etwa Newcomer oder Menschen mit besonderen Lebenswegen, bringen neue Perspektiven.
/ Aktivitäten mit Locals: Regionale Besonderheiten und Begegnungen vor Ort eröffnen authentische Erlebnisse.
/ Atmosphärische Erlebnisse: Licht, Musik, Setting – eine Event-Atmosphäre, die fast Festival-Charakter hat, bleibt emotional hängen.
/ Etwas Haptisches kreieren: Mit den eigenen Händen gestalten (z. B. Brauen, Basteln, Co-Cooking) sorgt für nachhaltige Erinnerungen.
3. Vermissen
Der Moment nach dem Event ist entscheidend, um den Nachhall zu verstärken:
/ After-Event-Programm: Ein lockerer Ausklang verlängert den Austausch und die Vernetzung.
/ Legacy der Veranstaltung: Welche Spuren hinterlässt das Event vor Ort oder in den Köpfen? Ein Konzept, das bleibende Wirkung bewusst plant.
/ Postkarten für Teilnehmende: Kleine analoge Gesten können große Wirkung entfalten – gerade in der digitalen Zeit.
4. Kommunikation
Sie ist der rote Faden durch alle Phasen: Einfaches Teilen von Inhalten – über QR-Codes, Hashtags oder kurze Clips wird aus dem Event ein Gespräch, das weiterläuft, auch wenn die Lichter längst ausgegangen sind.
Für uns im Service-Verband KVD sind diese Erkenntnisse besonders wertvoll. Zum einen, weil ich uns in einigen Empfehlungen direkt wiedererkenne – das freut mich natürlich. Aber es gibt neben dem, was wir bereits umsetzen, auch viele Anregungen. Denn die Studie zeigt, dass es nicht nur auf ein gutes Programm ankommt, sondern auf gezielt inszenierte Erlebnisse: kleine Überraschungen, Räume für echte Begegnung, Momente der Inspiration. Wer heute Events plant, muss sich fragen: Welchen Mehrwert nehmen die Teilnehmenden wirklich mit – und wie können wir das Erlebnis so gestalten, dass es im Gedächtnis bleibt? Eine Aufgabe, der wir uns beim Service Congress in besonderer Weise stellen. Sie können sich davon überzeugen – am 5. und 6. November 2025 bei der nächsten Ausgabe des Service Congress.
.Autorin: Alexandra Engeln, Leitung Marketing & Eventmanagement
